Privacyverklaring

Dactylus is zich ervan bewust dat je vertrouwen stelt in de academie.

In deze privacyverklaring staat welke persoonsgegevens wij verzamelen wanneer je met ons een overeenkomst sluit, onze websites gebruikt of wanneer je zelf persoonsgegevens aan ons verstrekt. In deze verklaring staat waarom we deze gegevens verzamelen en wat we ermee doen, wie ze namens ons verwerkt, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt.

Wij vinden het belangrijk dat we zorgvuldig met jouw gegevens omgaan. We behandelen de persoonlijke informatie die je ons verstrekt vertrouwelijk.

In het kort komt onze privacyverklaring er op neer dat we jouw persoonsgegevens:

• alleen gebruiken voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst, om te voldoen aan een wettelijke verplichting, of als je voor de verwerking van jouw persoonsgegevens jouw specifieke schriftelijke toestemming aan ons geeft;
• niet met anderen delen, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze activiteiten (zie kopje Verwerkers en derden);
• niet langer bewaren dan nodig is (zie kopje Bewaartermijnen);
• zorgvuldig beveiligen.

Dit privacybeleid is van toepassing op de activiteiten, de websites, de community (GtS!) en de fora van Dactylus | academie voor schrijfdocenten. Dactylus is een handelsnaam van Derwaarts; Derwaarts is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Dactylus is niet verantwoordelijk voor het privacybeleid van andere sites en bronnen die wij op onze website noemen.

Bedrijfsgegevens

Dactylus (handelsnaam van Derwaarts) is gevestigd:

Tiendweg 27

6823 GM Arnhem

M: [email protected]

T: +31[0]6 4305 5253

KvK: 84050632

Btw: NL 0039 07767 B42

Bank: NL33 ABNA 0141 0909 28

Gebruik van persoonsgegevens

Wanneer je je inschrijft op een Dienst, of als je ons verzoekt om toezending van een nieuwsbrief of andere informatie, vragen wij je om persoonsgegevens te verstrekken. Wij gebruiken deze uitsluitend voor betaling/facturatie en om met je te communiceren over de activiteit. Betalingen lopen via onze betaalproviders en onze bank (Plug&Pay, Mollie en ABN AMRO). Wij gebruiken deze gegevens alleen voor het afhandelen van de betaling.

Je ontvangt de nieuwsbrief alleen na expliciete toestemming. Je bevestigt je aanmelding via een e-mail. Wij gebruiken het mailadres dat je voor dit doel hebt doorgegeven alleen om je de nieuwsbrief toe te sturen. Wij bewaren het moment en het IP-adres van je aanmelding als bewijs. Je kunt je altijd afmelden via de link in elke nieuwsbrief.

Dactylus bewaart jouw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst. Als er een (wettelijke) bewaarplicht is, volgen wij die termijn. Zie het kopje Bewaartermijnen.

Gegevens van cursisten zijn alleen toegankelijk voor Dactylus en voor de docent van de opleiding die je volgt. Bij masterclasses en cursussen hebben docenten en masters geen toegang tot jouw gegevens.

E-mailcommunicatie

Jouw e-mailberichten naar e-mailadressen die eindigen op @dactylus.info bewaren wij in ons e-mailarchief. Soms vragen we naar jouw persoonlijke gegevens die daarbij van belang zijn. Zo kunnen we jouw vragen verwerken en jouw verzoeken beantwoorden. Dactylus combineert deze gegevens niet met andere persoonlijke gegevens waarover wij beschikken.

Website

Wanneer je onze websites en fora bezoekt, houden wij de technische kenmerken van jouw bezoek bij in zogenaamde logfiles. Denk hierbij o.a. aan de opgevraagde pagina, IP-adres, tijdstip, browsertype en dergelijke. Wij gaan niet na wie welk IP-adres op welk moment gebruikt en wij herleiden deze gegevens dus niet tot jouw persoon. Wij bewaren deze logfiles uitsluitend voor veiligheid en foutopsporing en vernietigen ze zodra we ze niet meer nodig hebben.

Op dactylus.info meten wij met Jetpack-statistieken (Automattic Inc.) hoeveel mensen de site bezoeken en welke pagina’s zij bekijken. Wij gebruiken die gegevens alleen om de site te verbeteren en koppelen ze niet aan jouw naam, bestellingen of andere persoonsgegevens. Wij koppelen eventuele cookies niet aan bestellingen of persoonlijke gegevens.

De website laadt het lettertype Droid Sans via Google Fonts. Daarbij ontvangt Google het IP-adres van jouw apparaat.

De website heeft geen contactformulier. Het formulier voor de nieuwsbrief stuurt jouw gegevens naar onze nieuwsbriefdienst (zie Verwerkers en derden).

Sociale media

Dactylus is actief op Instagram, Facebook en LinkedIn. Als je onze pagina’s bezoekt of op berichten reageert, legt het betreffende platform gegevens over jou vast; daarvoor is het platform zelf verantwoordelijk (zie hun privacyverklaring). Wij gebruiken geen volgpixels van deze platforms op onze website en uploaden geen e-mailadressen van cursisten of abonnees naar sociale media voor advertenties.

Verwerkers en derden

Wij maken bij de uitvoering van onze diensten gebruik van de diensten van derden. Als deze derden daarbij toegang hebben tot jouw gegevens, nemen wij passende maatregelen: we beveiligen jouw gegevens afdoende en zorgen dat de derden ze uitsluitend voor de beoogde doelen gebruiken. In geen geval verkoopt Dactylus jouw persoonsgegevens aan derden. Voor een aantal taken schakelen wij partijen in die in onze opdracht gegevens verwerken (verwerkers). Met hen maken we afspraken over beveiliging en gebruik van de gegevens. Dit zijn:

• MailBlue: Onze nieuwsbriefdienst: het versturen van de nieuwsbrief en uitnodigingen en het bijhouden van aan- en afmeldingen. Gegevens: naam, e-mailadres, het moment en de bron van je aanmelding, labels over je deelname en je afmelding.
• Mailchimp: Onze vorige nieuwsbriefdienst; wij sluiten dit account uiterlijk eind 2026. Gegevens: e-mailadres, het moment van aanmelding en het IP-adres bij aanmelding.
• Huddle: Onze community. Gegevens: naam, e-mailadres, profiel en berichten.
• Google: Opslag van documenten en e-mail (Drive, Gmail) en online lessen (Google Classroom). Gegevens: gegevens in dossiers, lijsten en e-mail.
• Zoom: Online lessen en webinars. Gegevens: naam, e-mailadres en deelname.
• Plug&Pay en Mollie: Bestellingen en betalingen voor masterclasses en andere activiteiten. Gegevens: naam, e-mailadres, adres, bestelling en betaling.
• Pixelstyle Webdiensten: Het hosten van dactylus.info en het hosten en beheren van onze e-mailadressen (@dactylus.info), inclusief back-ups. Gegevens: publicaties op de site (naam en beschrijving die je zelf hebt aangeleverd), technische gegevens van je bezoek, e-mails en bijlagen.
• Automattic (Jetpack): Statistieken over het bezoek aan dactylus.info. Gegevens: gegevens over je bezoek, in de statistieken niet gekoppeld aan je naam.
• iMuis en Remmerswaal Roosendaal: Boekhoudpakket en boekhouder: administratie en facturatie. Gegevens: naam, factuur- en betaalgegevens.
• Anthropic (Claude): AI-hulp bij het ordenen en doorzoeken van bestanden en bij het opstellen van teksten. Gegevens: gegevens in dossiers, lijsten en e-mail waarmee wij Claude laten werken.
• ABN AMRO: Onze bank: betalingen. Gegevens: naam, rekeningnummer en betaalgegevens.

Sommige van deze partijen verwerken gegevens buiten de Europese Unie, bijvoorbeeld in de Verenigde Staten. Dat mag alleen als er passende waarborgen gelden, zoals een goedkeuring van de Europese Commissie voor het bedrijf of standaardcontractbepalingen. Wij controleren dat per partij.

Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor wij ze gebruiken, of zolang de wet ons dat verplicht. Daarna verwijderen wij ze of maken wij ze anoniem. Wij controleren dit elk jaar.

• Facturen, bestellingen en betalingen: 7 jaar na afloop van het boekjaar (wettelijke bewaarplicht)
• Overeenkomst voor een opleiding of cursus: Tot 7 jaar na afloop, omdat de overeenkomst bij onze administratie hoort
• Aanmelding, intake, cv, portfolio en beoordelingen van cursisten: 2 jaar na afronding van de opleiding
• Bewijs van afronding (certificaat): Het certificaat zelf 5 jaar. Daarna alleen je naam, de opleiding, het cohort en de datum in een register, zolang dat nodig is om je diploma te kunnen bevestigen
• Aanmelding van mensen die niet deelnamen: 1 jaar
• Contactgegevens (naam en e-mailadres): Zolang er contact is: tot 2 jaar na je laatste deelname of reactie. Adres en telefoonnummer bewaren wij alleen zolang ze nodig zijn voor de activiteit
• Welke activiteiten je volgde: 7 jaar na de activiteit; voor een opleiding blijft de regel in het register
• Nieuwsbrief: Tot je je uitschrijft. Abonnees zonder opens of kliks verwijderen wij na 2 jaar. Je kunt je altijd afmelden via de link in elke nieuwsbrief
• Bewijs van je aanmelding (moment en IP-adres): Zolang je bent ingeschreven, zodat wij kunnen aantonen dat je je hebt aangemeld, en tot 12 maanden na je uitschrijving
• Je e-mailadres na uitschrijving: Wij bewaren je adres op een lijst van mensen die geen mail meer willen, zodat wij je niet opnieuw aanschrijven: zolang wij nieuwsbrieven versturen of tot je je opnieuw aanmeldt
• E-mailverkeer: 2 jaar na afronding van het contact. E-mails die bij de administratie horen: 7 jaar
• Community-account en berichten: Zolang je lid bent. Na opzegging laten wij je account verwijderen
• Publicaties op onze website (naam en beschrijving): Zolang je dat wilt; op verzoek passen wij het aan of verwijderen wij het
• Verzoeken over je gegevens (inzage, verwijdering) en ons antwoord: 3 jaar, om te kunnen aantonen dat wij op tijd reageerden

Wij bewaren gegevens langer als de wet dat vereist, of zolang dat nodig is voor een lopende klacht, aanvraag of geschil. Daarna verwijderen wij ze.

Je bent zelf verantwoordelijk voor het bewaren van documenten en dergelijke die je aan Dactylus beschikbaar stelt. Dactylus is geen opslagplaats: bewaar dus altijd een eigen kopie.

Beveiliging

Dactylus heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om de persoonsgegevens die je ons verstrekt te beschermen tegen onrechtmatig gebruik.

Wij verzenden jouw gegevens via een beveiligde verbinding en wij halen de e-mails die je ons stuurt via een beveiligde verbinding op. We beveiligen de server waarop wij deze gegevens opslaan grondig en werken die steeds bij met veiligheidsupdates.

Onze medewerkers zijn verplicht om de vertrouwelijkheid van jouw gegevens te respecteren. Met de partijen die wij inschakelen bij het uitvoeren van onze diensten en activiteiten leggen we vertrouwelijkheid en beveiliging vast in een verwerkersovereenkomst of in hun voorwaarden.

Inzien, aanpassen of verwijderen van persoonsgegevens

Je hebt het recht om ons te vragen welke persoonsgegevens wij van jou in onze gegevensbestanden hebben opgeslagen. Wanneer je meent dat die persoonsgegevens niet (langer) juist of volledig zijn, kun je ons verzoeken jouw persoonsgegevens aan te vullen, te verbeteren of te verwijderen. Je kunt ons ook vragen de verwerking te beperken en je kunt bezwaar maken. Een toestemming, bijvoorbeeld voor de nieuwsbrief, kun je op elk moment intrekken. Wij behandelen verzoeken om aanpassingen zo snel mogelijk, in elk geval binnen een maand. Gegevens die wij op grond van de wet moeten bewaren, zoals facturen, kunnen wij niet eerder verwijderen. Als wij jouw verzoek (nog) niet kunnen uitvoeren, leggen we je gemotiveerd uit waarom. Je kunt jouw verzoek sturen naar: [email protected]. Kom je er met ons niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Veranderingen

Deze privacyverklaring is afgestemd op het gebruik van en de mogelijkheden op onze sites. Als wij deze sites aanpassen of veranderen, kunnen wij ook deze privacyverklaring wijzigen. Het is daarom raadzaam om deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen.

Vragen en feedback

In verband met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) hebben wij deze privacyverklaring opgesteld. Dactylus controleert geregeld of we aan dit privacybeleid voldoen en schoont periodiek bestanden op volgens onze bewaartermijnen.

Wanneer je vragen hebt die niet in deze privacyverklaring zijn beantwoord, wanneer je suggesties of opmerkingen hebt over de inhoud daarvan of wanneer je klachten hebt over de manier waarop wij met jouw persoonsgegevens omgaan, kun je contact opnemen met:

Peter van der Graaf

Directeur Dactylus

+31[0] 6 4305 5253

[email protected]